Forschungseinrichtungen, Universitäten und Fachhochschulen stehen, aufgrund rasant ansteigenden Studierendenzahlen sowie schwindenden Mitteln, unter einem hohen finanziellen Druck. Neben dem Wettbewerb um Drittmittel mit anderen Einrichtungen steht insbesondere die Senkung von Betriebskosten im Fokus, um die vielfältigen Aufgaben in Forschung und Lehre bewältigen zu können. Universitäten besitzen Gebäude unterschiedlichsten Alters, die für die zahlreiche Zwecke genutzt werden: Vorlesungsräume, Labore, Büroräume, Seminarräume, Bibliotheken, Sporthallen, Cafeterien und viele mehr. Diese können über große Distanzen verteilt sein oder sich auf einen einzigen Campus konzentrieren. In den Gebäuden selbst befinden sich mitunter komplexe technische Anlagen und teure Ausstattungen. Räumlichkeiten wie Laboratorien unterliegen wiederum strengen Sicherheitsbestimmungen, die es einzuhalten gilt. Damit all diese Faktoren bei der Gebäudeverwaltung berücksichtigt werden können, benötigt es ein CAFM-System, das sämtliche immobilien- und gebäudemanagementrelevanten Prozesse abbilden kann.
Die Goethe-Universität gehört zu den größten Hochschulen in Deutschland mit 16 Fachbereichen, 170 Studiengängen, 42.000 Studierenden aus 130 Nationen, 640 Professoren und 2.300 wissenschaftliche Mitarbeitern. Dazu kommen über 1.500 Verwaltungsmitarbeiter, alleine 200 im Bereich Immobilienmanagement. Der Bereich Immobilienmanagement stellt den Betrieb, die Werterhaltung und Unterhaltung von Grundstücken, Gebäuden und einer Vielzahl von betriebstechnischen Anlagen sicher. Zudem setzt die Universität das europaweit größte Bauvorhaben im Bildungsbereich um. Die Goethe-Universität Frankfurt bewirtschaftet zurzeit 150 Gebäude mit 275.000 m² Hauptnutzfläche, verteilt auf drei Hauptstandorte.
Für die Verwaltung von Flächen, Gebäuden und Anlagen hat sich die Universität Frankfurt für den Einsatz von wave Facilities entschieden. Die Flexibilität der Software ermöglicht die Anpassung an die speziellen Belange und die Nutzung von unterschiedlichsten Benutzergruppen. Die verschiedenen Räumlichkeiten der Universität werden immer wieder durch wechselnde Forschergruppen, Institute und Teams genutzt. Für die korrekte Kostenzuordnung spielt es eine wichtige Rolle, die Räume stichtagsbezogen einem Fachbereich, Institut oder Drittmittelprojekt zuzuordnen. Dies kann mit wave Facilities sichergestellt werden.
Für das Flächenmanagement der Universitätsgebäude werden die CAD-Pläne nach wave Facilities übernommen, so dass Informationen zu Räumen als auch zu Standorten von technischen Anlagen auch grafisch zur Verfügung stehen.
Eine weitere Anforderung, die mit wave Facilities erfolgreich umgesetzt wird, ist es, den Mitarbeitern eine einfache und webbasierte Möglichkeit bereitzustellen, um Bedarfe und Störungen zu erfassen. Über das Ticketmanagementsystem (Help Desk) sollen beispielsweise Sonderreinigungen, Fahrzeugreservierungen und Störmeldungen erfasst werden. Für die Universitätsangehörigen gibt es für die Eingabe eine dynamische Erfassungsmaske – im Hintergrund werden die Datensätze durch Softwareprozesse erzeugt, verarbeitet, an die Verantwortlichen weitergeleitet und dokumentiert.
Kontakte, Anschriften und Bankverbindungen von Lieferanten, Dienstleistern und Vertragspartnern verwalten.
Mühelos auswerten. Filter und Listen individuell erstell- und konfigurierbar. Ausgabe per Monitor, Drucker, CSV, PDF, Diagramme.
Datensätzen können Bilder, PDF oder Microsoft-Dokumente zugewiesen werden. Die Dokumentenhistorie schafft Übersicht.
Sie können individuelle Druckformulare selbst erzeugen oder auf viele mitgelieferte Druckformulare zurückgreifen.
Mit dem Kalender lassen sich Termine und andere Aktionen visualisieren und verwalten.
